Dette må et HR-system inneholde

Enten din virksomhet har en HR- eller personalløsning eller ikke, har vi laget en liste med de funksjonene vi mener du må ha i ditt HR-system. Denne listen er laget basert på vår lange erfaring i bransjen og på tilbakemeldinger fra våre kunder på hvilke funksjoner de mener er de virksomhetskritiske funksjonene i deres system.

HR-løsningene blir i dag stadig mer komplekse, hvor vi ser at bedriftssystemene glir inn og overlapper hverandre i større grad enn tidligere. Datateknologi og mobilteknologi er derfor viktig teknologi i dagens HR-systemer. Et lite tips er at du alltid skal se etter et HRM-system som er enkelt tilgjengelig for deg, slik at du vil få mer tid til dine daglige gjøremål på arbeidskontoret.

Guide: Dette bør du se etter i et HR-system

1. Sykefraværsoppfølging i et HR-system

Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere er et fag i seg selv. Som arbeidsgiver plikter du å legge til rette for den syke arbeidstakeren så langt det er mulig. Og det er flere viktige aktiviteter du som arbeidsgiver må følge opp.

Punkter du må følge opp:

• Innen 4 uker skal du utarbeide en oppfølgingsplan med den syke arbeidstakeren.
• Innen 7 uker skal du innkalle arbeidstakeren til det første dialogmøtet.
• Innen 8 uker skal NAV og den som sykemelder arbeidstakeren vurdere om arbeidstakeren kan være i delvis arbeid med en spesialisert tilrettelegging på arbeidsplassen.
• Innen 6 måneder skal NAV kalle deg inn og arbeidstakeren til et oppfølgingsmøte.

Det overnevnte er et typisk handlingsforløp ved en langtidssykemelding. Vær likevel klar over at med mange ansatte i virksomheten kan det stadig være flere langtidssykemeldte.

Sykefraværsoppfølging i et HR-system hjelper ledere med tettere oppfølging og ivaretakelse av syke ansatte

Det er overraskende nok mange virksomheter i Norge som fremdeles ikke har implementert et HR-system med automatiske prosesser. Mange er uvitende om alternative løsninger til sine trofaste Excel-løsninger, men hvis en ting er sikkert er det at HR-systemer er kommet for å bli og da spesielt sykefraværsoppfølging.

Det er helt klart gode muligheter for å effektivisere manuelle prosesser tilknyttet sykefraværsoppfølging. Det er viktig for å bygge god kultur og tilstedeværelse, og at arbeidsgiveren overholder frister i sykefraværsprosessene. Derfor er det viktig at du sørger for at alle lederne i din virksomhet følger de samme retningslinjene og overholder alle frister. Automatiske varsler og digitale prosesser er nøkkelen til god fraværsoppfølging.

Se etter et system som kan hjelpe deg med å strukturere arbeidsdagen med varslinger og forhåndsdefinerte samtalemaler for dialog- og oppfølgingsmøter i sykefraværsprosessen.

Merk deg følgende funksjonalitet i fraværsoppfølgningen

• Elektroniske dokumenter til NAV via Altinn
• Digitale og automatiske prosesser i oppfølgingsløpet
• Automatiske varsler til nærmeste leder ved registrert fravær
• Mobil applikasjon for ansatte sikrer god struktur i fraværsregistreringen
• HR-systemene som har direkte oppfølgingsplaner til den syke arbeidstakeren sin fastlege og til NAV
• Digitale sykemeldinger automatisk til HR-systemet fra Altinn og at fraværskalenderen i HR-systemet blir oppdatert med riktige fraværskoder

2. Onboarding

Nye ansatte begynner, og gamle ansatte slutter. Dette er to versjoner av samme prosess. Det er viktig med en god start og en god avslutning på arbeidsforholdet. Personen som begynner i ditt firma skal bli din nye ambassadør, mens personen som slutter i ditt selskap vil bli en viktig ambassadør for din virksomhet. Derfor blir det  viktig å trå riktig…

Det finnes ingen onboarding program som er universale og som passer alle. Hver virksomhet må utvikle programmer og prosesser som best passer for dem. Ved å sørge for at ditt HRM-system har en god onboarding plattform øker du mulighetene for at dine nyansatte vil trives på deres nye arbeidsplass. Vær oppmerksom på at når en person begynner i en ny stilling vil de være motivert til å vise seg fra sin beste side, og gjøre deres ytterste for å blidgjøre sin nye arbeidsgiver.

Ved å sørge for at ditt HR-system har en god onboarding plattform øker du mulighetene for at dine nyansatte vil trives på deres nye arbeidsplass

Ved å invitere den nyansatte til å lære om bedriften med drypplæring og informasjon i applikasjonen vil den ansatte kjenne til sine nærmeste ledere og medarbeidere allerede før første arbeidsdag. Ved å gi den nyansatte e-læring av de viktigste arbeidsoppgavene, og hvordan de skal løses vil den ansatte bli raskere produktiv og vil være forberedt til sin første arbeidsdag.

Merk deg følgende funksjonalitet i onboarding applikasjonen

• Egendefinerte quiz og kurs
• Tilgjengelig på mobiltelefon
• Enkel å bruke og enkel å mestre
• Designet for den travle medarbeideren
• Drypplæring og egendefinerte læringsløp
• E-læringsfunksjonalitet med mulighet for tilpassing

Sett opp et læringsløp for nyansatte slik at de på en god og gjennomført måte lærer seg arbeidsoppgavene steg for steg. Inviter den nyansatte til å opprette sin egen digitale ansattprofil før første arbeidsdag. På denne måten sikrer du en god og effektiv onboardingprosess.

3. Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er for mange den funksjonen som fremmer de beste resultatene for ledelsen. Prøv å sett deg inn i følgende situasjon: En bedrift har flere ledere som igjen har flere medarbeidere som skal følges opp. Det har blitt lagt krav på lederne om å gjennomføre årlige medarbeidersamtaler. Noen av lederne tar dette som en utfordring og gir det de har, mens andre synes dette er unødvendig bruk av tid. Derfor er det viktig å få en gjennomgående god struktur i medarbeider- og oppfølgingssamtalene, hvor du skal sette tiltak og mål som skal følges opp etter hver samtale.

Med medarbeidersamtaler loggføres hver samtale, hvor samtalen lagres som et dokument for den ansatte, hvor den ansatte selv kan lese referatet fra møtet i ettertid. Dette sikrer høyere gjennomførelsesgrad av definerte tiltak etter samtalen. Ledelsen oppretter og setter sammen en medarbeidersamtalemal som hver eneste leder skal gjennomgå. Riktige spørsmål gir gode svar. Det er ikke gjennomføringen av samtalen som er fokus, men tiltakene som settes for å løfte medarbeideren. Samtalen blir et «ikke-emne», hvor det blir enkelt gjennomført uansett lederkompetanse og sist men ikke minst, blir samtalen gjennomført gjennomgående godt over hele organisasjonen.

Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er viktig i arbeidet med å redusere sykefravær og øke trivsel på arbeidsplassen

Etter samtalen skal lederen kunne få varsler om tidspunkt for utviklingssamtaler. Utviklingssamtalemalen utarbeides av ledergruppen og endres på lik linje som medarbeidersamtalemalen. Det er viktig å være tilbøyelig for å gjøre endringer på samtalemalene, slik at de blir så gode som mulig. Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er viktig i arbeidet med å redusere sykefravær, øke trivsel på arbeidsplassen og for å tilrettelegge for enkelte arbeidstakere slik at arbeidsmiljøet blir mer kompetent og pålitelig.

Merk deg følgende funksjonalitet i samtalemodulen

• Digitale og automatiske prosesser
• Referater til godkjenning etter fullført samtale
• Aktivitetsplan og oversikt over tiltak som blir opprettet
• Nettbaserte samtalemaler som enkelt tilpasses og justeres
• Forhåndsdefinerte samtalemaler som sikrer god gjennomføring

Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er viktig i arbeidet med å redusere sykefravær og øke trivsel på arbeidsplassen.

4. Digitale håndbøker

Å ha digitale håndbøker tilgjengelig som eksempelvis Personal- og HMS-håndbok, vil sørge for at hver ansatt kan få tilgang til viktig informasjon om rutiner, målsettinger og lovverk uten å alltid forhøre seg med arbeidsgiver eller HR-avdelingen i bedriften. Eksempler på slik informasjon kan være: Kartlegging av arbeidsmiljø i tillegg til spørsmål som: Jeg vil varsle om en uheldig hendelse. Kan eg være anonym? eller Hva er største HMS-risiko på min arbeidsplass? Det er viktig at de digitale håndbøkene ligger lett tilgjengelig for alle ansatte, gjerne i ansattportalen.

Digitale håndbøker sørger for at hver ansatt kan få tilgang til viktig informasjon om rutiner, målsettinger og lovverk uten å alltid forhøre seg med arbeidsgiver eller HR-avdelingen i bedriften

Det finnes HR-systemer som har digitale håndbøker som oppdateres automatisk ved lovendringer, du trenger derfor ikke tenke på endringer i lovverket vedrørende for eksempel ferieavvikling. Informasjonen oppdateres automatisk og hvis du får spørsmål fra arbeidstakerne om et emne i Personalhåndboken kan du referere til tolkningen av lovteksten som står nedskrevet i håndboken.

Vær også oppmerksom på at en HMS-håndbok kan inneholde en detaljert handlingsplan.

Merk deg følgende funksjonalitet i de digitale håndbøkene

• Automatisk oppdatering ved lovendring
• Håndbøker skrevet av fageksperter
• Tilgjengelig på både telefon og desktop
• Enkel å skreddersy og tilpasse din virksomhet
• Håndboken må være enkel å oppdatere ved endringer

5. Integrasjoner

Et HR-system er et system som skal forenkle og effektivisere arbeidsoppgaver relatert til menneskelige ressurser (human resources). Det finnes gode systemer som har alle HR-emnene dekket, men på en annen side kommer kostnaden tilknyttet disse store systemene. Når vi tenker på en slik modul, så tenker vi noe ferdig «som funker rett ut av pakka». Ikke et system som må skreddersys til minste detalj. Alle HR- systemer trenger en viss grad av skreddersøm. Se derfor etter et system som er så komplett som mulig.

Det er viktig at 4human HRM er master for all data som har med personer og gjøre, slik at vi kan ivareta personvern på individ nivå. Det er også viktig at 4human er master for organisasjonsstrukturen. Det vil si at hvis en person bytter rolle og tittel, så får man en organisatorisk endring som oppdateres i skyen og tar med alle data og rettigheter. 4human HRM skal også sende lønnsinformasjon til Huldt&Lillevik. – Kjetil Haugland Johansen, tidl. IT-direktør i Espira Gruppen.

Jo mer funksjonalitet systemet består av, desto mindre skreddersøm trenger du å tenke på. Se etter selskaper som har vært lenge i bransjen med mange kompetente konsulenter og et dyktig utviklingsteam innen kort rekkevidde.

Velg HR-systemet du er mest overbevist om kan integrere med dine systemer.

Se etter et HRM- system med gode integrasjonsmuligheter

• API’er med overføring av data
• Integrasjon med tid- og timeregistrering
• Et HR-system som kan fungere som master
• Lønnssystemer: Visma, Huldt&Lillevik, SAP, SD Worx og Xledger
• Tidssystemer: Wintid, Tempus, Tidsbanken, Quinyx og Worksoft

Spør gjerne konsulenten du rådfører deg med om de faktisk kan gjennomføre integrasjoner med dine bedriftssystemer.

Konklusjon

Vi ser at det er noen HR- systemer som skiller seg ut med tanke på funksjonalitet og prosesser. På en annen side så er det ikke enkeltfunksjoner som gir return on investment (ROI), det er helheten av systemet og deretter hver enkelt funksjonalitet som spiller en rolle. I denne artikkelen har vi valgt ut de funksjonene vi og våre kunder mener er de viktigste å bygge et HR-system av. Disse funksjonene er helt klart viktige for å nå hovedmålet med implementeringen av et (nytt) system.

Alle bedrifter har en ulik tilnærming til disse HR-løsningene. Det som fungerer for en bedrift, trenger ikke å fungere for et annet. For noen handler det om å effektivisere digitale prosesser som tidligere var av manuell karakter. For andre kan det være et langsiktig mål om å redusere sykefravær, turnover, eller å forbedre arbeidsmiljøet.

En HR-løsning kan på mange måter dekke de behovene du ønsker, men vi i 4human ser tydelig at et godt HR-system også gir god return on investment (ROI). Vi opplever at det er vanskelig å måle på effekten av et system den første tiden, og ofte tas beslutningen om innkjøp av toppledelsen, det er dessverre vanskelig å se nytteeffekten systemet da de ikke selv jobber med de samme prosessene.

Derfor er det viktig at du opplyser om fordelene du ser med et HR-system på en god måte.

Hva kan du regne med å få ut av et aktivt HR-system?

• Økt kompetanse
• Redusert turnover
• Redusert sykefravær
• Selvhjulpne medarbeidere
• Bedre forhold til personvern
• Bedret arbeidsmiljø og kultur
• Mer effektive digitale prosesser
• Gjennomgående gode lederrutiner
• Automatiske varsler og oppfølging på epost

Lei av Excel og administrativ stress? Trenger din virksomhet kanskje et HR-system? Kontakt oss gjerne for en uforpliktende og hyggelig prat.